Automatizacion de documentos para RRHH

El problema

Los departamentos de RRHH manejan un volumen brutal de documentos repetitivos. Cada contratacion, cada cambio de condiciones, cada baja, cada certificado. El mismo tipo de documento, con datos distintos, una y otra vez. Y el proceso siempre es el mismo: abrir el Word del ultimo caso similar, cambiar los datos a mano y rezar para que no se haya colado el nombre del empleado anterior en la pagina 4.

Esos errores pasan mas de lo que nadie quiere admitir. Un contrato con el salario equivocado. Una carta de oferta con el nombre de otro candidato. Un anexo de confidencialidad que referencia a la empresa anterior porque se copio del documento incorrecto. Son errores que danan la imagen de la empresa ante el empleado desde el primer dia.

Y luego esta el tiempo. Un tecnico de RRHH preparando la documentacion de una incorporacion puede perder facilmente una maniana entera entre buscar plantillas, rellenar datos, revisar formato y generar las copias necesarias. En periodos de contratacion masiva, el departamento se colapsa con tareas que deberian ser automaticas.

Documentos que automatizamos

• Cartas de oferta. Genera cartas de oferta profesionales con el puesto, salario, beneficios y condiciones correctamente insertados. Formato corporativo perfecto, listas para enviar al candidato en minutos.
• Contratos laborales. Contratos indefinidos, temporales, en practicas o de formacion. Rellena los datos del empleado y las condiciones en el formulario y genera un contrato con todas las clausulas correctas y el formato que exige tu departamento juridico.
• Documentos de onboarding. Pack completo de incorporacion: politica de proteccion de datos, normativa interna, clausulas de confidencialidad, autorizacion de imagen. Todos con los datos del nuevo empleado, generados de una sola vez.
• Certificados laborales. Certificados de empleo, de retribuciones, de funciones o de cualquier otro tipo. Rellena los datos y genera el certificado con formato oficial de tu empresa. Sin errores, sin esperar.
• Anexos y modificaciones contractuales. Cambios de puesto, subidas salariales, cambios de jornada. Genera el anexo al contrato con los datos actualizados y referencia correcta al contrato original. Todo en su sitio.
• Comunicaciones formales. Cartas de amonestacion, comunicaciones de despido, finales de periodo de prueba. Documentos delicados que necesitan formato profesional y datos exactos. Sin margen de error.

Como funciona

1. 1
   Sube tus plantillas. Usa los modelos de contrato, cartas y documentos de tu empresa, con vuestro formato corporativo y clausulas aprobadas por juridico. DocFor.us trabaja con tus documentos reales.
2. 2
   Rellena el formulario. Introduce los datos del empleado una sola vez: nombre, DNI, puesto, salario, fecha de incorporacion, centro de trabajo. Un formulario claro y ordenado en lugar de editar 6 documentos Word distintos.
3. 3
   Descarga todos los documentos. En segundos tienes el contrato, la carta de oferta, los anexos y todos los documentos de onboarding. Cada uno con los datos correctos, formato perfecto y listos para firmar. Una incorporacion completa en minutos, no en horas.

Caso practico: empresa de 120 empleados en crecimiento

Un scaleup con 120 empleados incorporaba a 6-8 personas nuevas cada mes. Cada incorporacion exigia: carta de oferta, contrato, anexo de confidencialidad, politica de proteccion de datos, autorizacion de imagen y 2 documentos internos. Cada tecnica de RRHH dedicaba 3-4 horas por empleado.

Tras automatizar, el proceso se reduce a rellenar un unico formulario con los datos del empleado. Se generan los 7 documentos simultaneamente, con formato corporativo y clausulas aprobadas por juridico. Los documentos van directos a DocuSign para firma.

Resultado: de 4 horas a 15 minutos por incorporacion. 270 horas recuperadas al ano. Y lo mas importante: cero incidencias por contratos enviados con el salario o el DNI de otro empleado.

Preguntas frecuentes